Die Honorargestaltung in Wahl- und Privatordinationen – Teil 1

Welche formalen Kriterien muss die Honorarnote in der Wahlarztordination erfüllen?

Eine rückerstattungsfähige Honorarnote muss mehrere formale Kriterien erfüllen, damit Wahlarztpatientinnen und -patienten die Honorarnote bei der Krankenkasse einreichen können. Alle Daten des Arztes bzw. der Ärztin (Name, Adresse, Fachgebiet) und des Patienten, der Patientin (Name, Versicherungsnummer, Geburtsdatum, Adresse, Krankenkasse) müssen auf der Honorarnote angeführt sein. Ist der Patient oder die Patientin nicht selbst versichert, müssen auch die Daten der versicherten Person angegeben werden. Der Wahlarzt bzw. die Wahlärztin muss alle festgestellten Diagnosen sowie die erbrachten Leistungen anführen. Um ein möglichst hohes Maß an Kostenerstattung für Wahlarztpatientinnen und -patienten zu ermöglichen, sollte nicht nur die Leistung (laut Leistungskatalog der jeweiligen Krankenkasse), sondern auch die jeweilige Positionsnummer angeführt werden. Dies vermeidet Missverständnisse bei den Sachbearbeitenden der Krankenkasse.

Sowohl für Wahl- also auch für Privatärztinnen und -ärzte gilt: Die Honorarnote muss das Ordinationsdatum, das Zahlungsdatum sowie eine Saldierung enthalten. Eine fortlaufende Nummerierung der Honorarnote ist ebenfalls erforderlich. Zusätzlich ist ein Beleg der Registrierkasse auszuhändigen.

Wann soll die Honorarnote gestellt werden?

Grundsätzlich steht es Wahl- wie auch Privatärztinnen und -ärzten frei, den Zeitpunkt selbst zu bestimmen, wann die Honorarnote ausgestellt wird. Die nachfolgenden Überlegungen sollten die Entscheidung erleichtern.

Abrechnung pro Monat oder pro Quartal

Gleichgültig wie oft eine Patientin oder ein Patient in der Ordination war, erhält die Person die Honorarnote immer am Monatsende oder am Quartalsende. Da nicht vorhersehbar ist, wann die Patientin oder der Patient wieder in die Ordination kommt, ist es im Regelfall erforderlich, die Honorarnote per Post mit einem Zahlschein zu versenden.

Daraus ergibt sich, dass bei diesem Abrechnungsmodell außerhalb der Ordinationszeit Zeit (nämlich Freizeit) für die Abrechnung aufgewendet werden muss. Selbst bei Verwendung eines adäquaten EDV-Systems ist ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand erforderlich, da zwar das Ausstellen von Sammelhonorarnoten meist einfach ist, jedoch als Zahlungsart ausschließlich der Erlagschein infrage kommt. Manche Ordination entscheiden sich für dieses Verrechnungssystem, um damit die Einrichtung einer Registrierkasse zu vermeiden.

Abrechnung pro Behandlungsserie

Bei geplanten Behandlungsserien oder geplanten Folgeordinationen erfolgt die Verrechnung nach der letzten Behandlung. Im Vergleich zum vorher beschriebenen Modell fällt im Regelfall die Zusendung der Honorarnote weg, alle Möglichkeiten des Zahlungsverkehrs stehen offen.

Sollte der Patient oder die Patientin zum letzten geplanten Termin nicht erscheinen, muss dies in eine Liste der offenen Forderungen aufgenommen werden.

Ein Problem sämtlicher Sammelhonorarnoten ist die Höhe des Rechnungsbetrages, der bei Zusammenfassung vieler Ordinationen subjektiv hoch erscheinen kann.

Abrechnung pro Ordination

Nach jeder Ordination wird eine Honorarnote ausgestellt. Dies stellt einen hohen Bezug zwischen Leistung und Bezahlung her, ein zusätzlicher Zeitaufwand für Abrechnung entfällt. Portogebühren fallen nicht an.

Insbesondere durch die Verwendung eines EDV-Systems ist die Ausstellung sehr einfach und sollte nicht länger als 20 Sekunden dauern. Wird die Honorarnote manuell erstellt, können Vorlagen mit einer Leistungsauswahl erstellt werden, die nur mehr angehakt werden müssen.

Welche Zahlungsmodelle gibt es?

• Barzahlung: Die Barzahlung ist eine unkomplizierte Verrechnungsmöglichkeit. Nach einer entsprechenden Anlaufzeit spricht es sich unter den Patientinnen und Patienten herum, wie hoch Honorare sind und wie der jeweilige Verrechnungsmodus ist. Unmittelbar nach erbrachter Leistung erfolgt die Zahlung. Die Honorarnote kann sofort eingereicht werden. Viele Wahlarztordinationen bieten als Serviceleistung die Einreichung der Honorarnote bei der Krankenkasse an.
  Die Einrichtung eines Mahnwesens ist nicht notwendig und der Ordinationsbetrieb wird nicht durch zusätzliche administrative Tätigkeiten belastet.
  Der Hinweis auf die Notwendigkeit der Barzahlung sollte bereits bei der telefonischen Anmeldung des Patienten bzw. der Patientin erfolgen, damit ist auch eine hohe Akzeptanz zu erreichen.

• Bankomatkarte: Von der Wertigkeit ist die Zahlung mit Bankomatkarte der Barzahlung gleichzusetzen. Der Nachteil liegt in den Kosten für Sie als Ärztin oder Arzt, da Sie für die Installation der Hardware und die laufenden Kosten aufkommen müssen und außerdem pro Transaktion ein Disagio abführen müssen.
  Wahlärzte und -ärztinnen, die eine Bankomatkasse installiert haben, berichten, dass diese Zahlungsmöglichkeit von einem Großteil der Patientinnen und Patienten genutzt wird. Die eigene Erfahrung in der Gruppenpraxis und der Privatordination zeigt eine Nutzung mit Karte von etwa 50%.
  Bankomatkassen eignen sich besonders für hauptberufliche Wahlärzte und -ärztinnen sowie für Ordinationen, in denen hohe Honorare anfallen (Zahnarztpraxen, chirurgische Leistungen in den Ordinationsräumlichkeiten).
  Wenn Sie sich zu einem strikten Barzahlungsmodell nicht durchringen können, ist die Installation einer Bankomatkasse jedenfalls besser als die Etablierung einer Verrechnung mittels Zahlschein.
  Offene Forderungen können vermieden werden, Honorare werden sofort auf dem Konto gutgeschrieben. Auch Sicherheitsgründe sprechen für die Bankomatkasse, da in der Ordination weniger Bargeld vorhanden ist.
  Eine einzige Bankomatkassa kann auch auf mehrere Konten buchen, sodass auch in Gemeinschaftsordinationen nur die Installation eines einzigen Terminals notwendig ist.

• Kreditkarte: Die Bewertung kann der Bankomatkarte gleichgesetzt werden, wobei die Kosten für Sie jedoch etwas höher sind.

• Zahlschein: Folge aller Abrechnungsmodelle mit Zahlschein sind ständige Honoraraußenstände verbunden mit einem entsprechenden Zinsverlust. Unbezahlte Honorarnoten sind als offene Posten zu führen, was bei Verwendung einer entsprechenden Softwarelösung automatisch erfolgt. Weiters sind die Portogebühren zu kalkulieren sowie die Zeit, die für den Abgleich der Zahlungseingänge auf dem Konto erforderlich ist. Schließlich ist die Liste mit den offenen Posten mit den Zahlungseingängen abzugleichen, was immer nur manuell erfolgen kann. Um zahlungssäumige Patientinnen und Patienten zur Zahlung zu bewegen, ist ein entsprechendes Mahnsystem zu etablieren.

• Einziehungsauftrag: Eine Einziehungsermächtigung vom Konto der Patientin oder des Patienten auf das Ordinationskonto stellt eine weitere Möglichkeit im Zahlungsverkehr dar. Der Erklärungsbedarf ist jedoch hoch, weshalb dieses Modell kaum genutzt wird.

Meine klare Empfehlung ist jedoch, Honorarnoten unmittelbar im Anschluss an die Ordination auszustellen und sofort zu verrechnen (bar oder mit Bankomat).