Digitalisierung zur Verringerung der Wartezeiten
Die Auswirkungen überfüllter Wartezimmer sind enorm: Sie verärgern Patient:innen und bereiten dem Ordinationsteam gehörigen Stress. Terminmanagementsysteme der unterschiedlichsten Ausprägungen sollen dagegen Abhilfe schaffen. Natürlich haben Coronazeiten die Problematik verschärft. Patient:innen sollen die Wartezeit außerhalb der Ordination verbringen – für alle Beteiligten ein nahezu unkontrollierbarer Umstand.
Mitteilungssystem auf Mobilfunkbasis
Die Techniken der Digitalisierung bieten heute neue Lösungen. Im deutschen Hessen hat ein Unternehmen ein Mitteilungssystem auf Mobilfunkbasis entwickelt, bei dem das Ordinationsteam dem Patient:innen nach Anmeldung ein kleines Gerät aushändigt. Das Gerät ist wie ein Handy, das bei Bedarf klingelt. Die Patient:innen können mit dem Praxispersonal über die eingebaute Freisprechfunktion sprechen und den weiteren Ablauf planen, wenn sie von der Praxis aus angefunkt werden. Wenn sie dann wieder in die Praxis kommen, wird das Gerät für den nächsten Einsatz desinfiziert.
KI-basierte Software übernimmt Koordination
Wesentlich eleganter funktioniert eine KI-basierte Software, die derzeit von einem jungen Wiener Entwicklungsteam auf den Markt gebracht wird. Das neue Termin- und Wartezeitenmanagement-System basiert auf einem selbstlernenden Algorithmus, der individuelle No- Show-Wahrscheinlichkeiten – der Patient kommt nicht – und eine unterschiedliche Behandlungsdauer ebenso berücksichtigt wie saisonale Schwankungen (z.B. Grippewellen). Zudem kann vorgegeben werden, wie viel Wartezeit für Patient:innen zumutbar ist. Auch Schmerz- und Notfallpatient:innen werden automatisch berücksichtigt.
Kurzfristige Änderungen in Echtzeit
Und wichtig: Patient:innen werden in Echtzeit über Verzögerungen und kurzfristig freigewordene Termine informiert, ohne dass das Ordinationsteam aktiv werden muss. Folgt man den Entwicklern, übernimmt das System im Laufe weniger Wochen selbstständig die Koordination und Einbestellung der Patient:innen. So werden die Träume jeder Rezeptionist:in wahr.