Wie Arbeitszeit einfach zu dokumentieren ist

Die Rolle des/der Ordinationschef:in ist angehenden Ärzt:innen nicht in die Wiege gelegt. Vor allem die wirtschaftlichen Belange gehören nur am Rande zum Ausbildungsprogramm – und auch da nur in begleitenden Kursen. Die Rolle des/der Arbeitgeber:in mit rechtlichen Pflichten und Aufgaben muss von nahezu jedem/jeder niedergelassenen Arzt/Ärztin über die Methode des „learning by doing“ gelernt werden. Eine der wenig beachteten, aber oft geprüften Aufgaben von Arbeitgeber:innen ist die genaue Dokumentation der Arbeitszeit des Ordinationsteams. Diese Verpflichtung ist im Arbeitszeitgesetz geregelt und besteht für Betriebe aller Größen – auch für Kleinbetriebe (Ordinationen) mit nur einem/einer Mitarbeiter:in. Aufzuzeichnen sind Beginn und Ende der tatsächlichen Arbeitszeit sowie Lage und Dauer der Ruhepausen.

Zu dieser generellen Regeln bestehen allerdings Ausnahmebestimmungen: Wenn in den Dienstverträgen der Mitarbeiter:innen die fixe Arbeitszeiteinteilung schriftlich festgehalten wird, haben die Arbeitgeber:innen lediglich deren Einhaltung zu bestätigen. Allerdings sind Abweichungen von dieser Einteilung (z.B. Mehr- oder Überstunden) laufend aufzuzeichnen. Ähnliches gilt für die Ruhepausen: Eine tägliche Dokumentation kann entfallen, wenn durch eine schriftliche Einzelvereinbarung Beginn und Ende der Ruhepausen festgelegt werden oder es den Arbeitnehmer:innen überlassen wird, innerhalb eines festgelegten Zeitraums die Ruhepausen zu nehmen. Werden die Aufzeichnungen durch ein Zeiterfassungssystem geführt, dann ist den Mitarbeiter:innen auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln oder es muss Einsicht gewährt werden. Neben den gesetzlichen Verpflichtungen sind die Aufzeichnungen für Chef oder Chefin vor allem bei den Überstunden wichtig. Die Übersicht über die Personalkosten kann nur so gewahrt bleiben.