Keine Angst vor der Finanz

„Ich kann mich im Laufe meiner langjährigen Berufstätigkeit nur an zwei Fälle erinnern, in denen Apotheken frühmorgens von der Finanzpolizei besucht wurden. Das ist aber schon lange her und in beiden Fällen ging es um eine Prüfung der Registrierkassen“, berichtet Sobotka. „Ausgelöst wurden diese Prüfungen durch einen Fall in Deutschland, wo die dortigen Finanzbehörden draufgekommen sind, dass es bei einer bestimmten EDV-Firma zu Datenmanipulationen gekommen ist. Das hat dann auch die österreichischen Finanzbehörden auf den Plan gerufen, obwohl der betroffene Softwareanbieter in Österreich gar nicht tätig war.“

Anmeldung ist normal

Für österreichische Apothekenbetreiber ist der unangekündigte Besuch durch die Finanzbehörden aber die Ausnahme, meint Sobotka. Im Gegenteil – egal ob GPLA- Prüfung (Gemeinsame Prüfung der lohnabhängigen Abgaben) oder Betriebsprüfung – im Normalfall meldet sich die Finanz bereits im Vorfeld an und teilt meist auch schon mit, welche Unterlagen für die Prüfung benötigt werden. Laut Angaben des Hauptverbandes der österreichischen Sozialversicherungsträger (HV) liegt das bundesweite Abgabenvolumen, welches im Zuge der GPLA-Prüfungen geprüft wird, bei rund 60 Milliarden Euro jährlich. Zum Vergleich: Der Budgetvoranschlag des Bundes sieht für 2019 Einzahlungen von 79,7 Milliarden Euro vor.

Vom Prinzip her sollen GPLA-Prüfungen alle drei bis fünf Jahre durchgeführt werden, Sobotka meint aber, dass dieser Zeitraum bei Apotheken deutlich größer ausfallen kann. Der tatsächliche Abstand zwischen den Prüfungen sei jedoch von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich hoch. In Wien etwa sei es – unter anderem aufgrund des Prüfermangels – mitunter zu deutlich größeren Zeitfenstern gekommen, während in Niederösterreich – nicht zuletzt auch aufgrund der Abwanderung von Betrieben – die Perioden zwischen zwei Prüfungen schon mal kürzer ausfallen können.

Was wird geprüft?

Wenn geprüft wird, dann wird meist ein Zeitraum von drei bis maximal fünf Jahren untersucht. Bei den Prüfungen selbst haben die Finanzamtsprüfer lange Zeit auf den Personaleinkauf ein besonderes Auge geworfen. Zur Erklärung: Bis 2016 durften Apotheken ihren Mitarbeitern nur einen Rabatt in jener Höhe gewähren, den sie auch anderen Kunden gaben. Diese Vorschrift gehört jedoch seit einer Gesetzesänderung im Jahr 2016 der Vergangenheit an, weshalb die Prüfer ihr Augenmerk auf andere Prüfungsgegenstände gelenkt haben.

Zu diesen gehören in der Praxis unter anderem die Frage nach der Nutzung von KFZ durch Mitarbeiter oder der freiwillige Sozialaufwand für die Mitarbeiter, der genauer durchleuchtet wird. Bis maximal 186 Euro pro Jahr dürfen Dienstgeber ihren Mitarbeitern steuerfrei zukommen lassen; liegt der tatsächlich ausbezahlte Betrag (Geld, aber auch Gutscheine) darüber, werden entsprechende Abgaben fällig. „Wenn Apotheker ihren Mitarbeitern Jubiläumsgelder auszahlen wollen, so klären wir dies im Vorfeld mit unseren Klienten ab, um ihnen böse Überraschungen zu ersparen“, so der Experte.

Alles bereit?

Wie bereits erwähnt, teilt die Finanzbehörde im Vorfeld einer GPLA- Prüfung meist gleich mit, welche Unterlagen benötigt werden. Meist sind dies Dienstgeberlohnund Dienstnehmerlohnkonten sowie Unterlagen zur KFZ-Nutzung (z.B. Fahrtenbücher). Auch Arbeitszeitaufzeichnungen werden regelmäßig, aber nicht immer abgefragt. Sobotka schätzt, dass bei rund jeder zweiten Prüfung auch Arbeitszeitaufzeichnungen verlangt werden. Ein immer wiederkehrendes Diskussionsthema sind bei den GPLA-Prüfungen von Apotheken die sogenannten Ausfallsentgelte. Angestellten Pharmazeuten stehen im Krankheitsfall bzw. wenn sie auf Urlaub sind, Zahlungen u.a. für Wochenenddienste zu, obwohl diese – z.B. bei Krankheit – gar nicht geleistet wurden.

Für Apothekenbetreiber bedeutet dies einen finanziellen Mehraufwand, da sie nicht nur dem Mitarbeiter, der den Wochenenddienst tatsächlich gemacht hat, sondern auch jenem, der ihn nicht macht, entlohnen müssen. Dieses Ausfallsentgelt ist wiederum mit den entsprechenden Lohnnebenabgaben, die ja im Rahmen der GPLA-Prüfung kontrolliert werden, verbunden. Was mitunter durchaus zu Diskussionen führen kann, wie Sobotka schildert. Meist verlaufen die GPLA-Prüfungen, die übrigens (fast) immer in den Räumlichkeiten des Steuerberatungsunternehmens durchgeführt werden, aber relativ entspannt ab. „Apotheken haben eigentlich wenig Gestaltungsspielraum, weshalb bei den Prüfungen auch seltener eine Nachzahlung herauskommt“, sagt Sobotka, „und wenn, dann sind diese meist eher gering.“

Entsorgung nachweisen

Ähnliches gilt auch für Betriebsprüfungen von Apotheken, im Rahmen derer u.a. die komplette Buchhaltung und die Richtigkeit der elektronischen Datenerfassung kontrolliert werden. „Manchmal gibt es hier Diskussionen rund um den Nachweis der Entsorgung von verdorbenen Waren“, erzählt Sobotka aus der Praxis. „Eigentlich ist das eher eine formale Geschichte, doch die Prüfer verlangen mitunter, dass der Apotheker nachweist, dass die verdorbene Ware auch tatsächlich entsorgt wurde.“

Die dahinterstehende Denkweise: Der Apotheker könnte ja die Ware verwendet oder verkauft haben und sie dann als verdorben angeben. „Am einfachsten ist der entsprechende Nachweis zu erbringen, wenn die Ware an den Großhandel zurückgegeben wurde“, erklärt Sobotka. Apothekenbetreiber sollten für den Umgang mit verdorbenen Waren auf alle Fälle eine entsprechende Dokumentation haben, sagt der Steuerexperte: „Damit erspart man sich eine Menge Arbeit und vor allem jede weitere Diskussion.“