Die deutsche e-Rechnungspflicht
In Deutschland ist eine richtungsweisende Norm in Kraft getreten – richtungsweisend deshalb, weil in Österreich mit ähnlichen Regelungen zu rechnen ist. Seit dem 1. Jänner 2025 dürfen bei unseren Nachbarn Rechnungen im B2B-Bereich nur noch elektronisch ausgestellt werden.
Der Hintergrund dieser Regelung liegt auf EU-Ebene: Die Europäische Kommission möchte das Mehrwertsteuersystem vereinfachen. Die sogenannten ViDA-Maßnahmen (VAT in the Digital Age) sollen allgemein ab 2028 in Kraft treten. Deutschland hat beim EU-Rat eine ausdrückliche Genehmigung eingeholt, um die e-Rechnungspflicht bereits ab 2025 umsetzen zu können.
In Österreich sind von dieser Entwicklung zunächst nur Unternehmen betroffen, die in Deutschland eine Niederlassung haben. Mit der Einführung der ViDA-Regelungen im Jahr 2028 sind jedoch auch hierzulande vergleichbare Maßnahmen zu erwarten. Diese sind von besonderer Relevanz, da der Vorsteuerabzug künftig von der Einhaltung der ViDA-Regeln abhängen wird. Die geplanten Änderungen sind durchaus weitreichend: Die Frist zur Rechnungslegung verkürzt sich auf zehn Tage ab Entstehung der Steuerschuld. Es werden neue Merkmale zur Identifizierung des Geldflusses eingeführt. Digitale Meldepflichten kommen hinzu.
Was gilt bereits in Deutschland?
Eine elektronische Rechnung ist in Deutschland definiert als eine Rechnung, die in einem klar strukturierten digitalen Format erstellt, verschickt und empfangen wird, sodass sie elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger können das strukturierte elektronische Format miteinander vereinbaren, solange es alle erforderlichen Angaben enthält. Das lässt einen gewissen Spielraum für unterschiedliche Rechnungsformate offen.
Wichtig zu beachten: Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung gilt nicht mehr als elektronische Rechnung. Bis Ende 2026 können B2B-Umsätze zwar noch auf Papier oder in älteren elektronischen Formaten abgerechnet werden – jedoch nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Rechnungsempfängers. Ab 2028 müssen dann alle Rechnungen den neuen Anforderungen entsprechen.