Welche Hardware braucht man in einer Ordination?
Drucker, Scanner, GINA-Box, PCs – für eine Ordination je nach Größe und Art des Betriebs unterschiedliche Hardware, ohne die eine Praxis nicht betrieben werden kann.
Im letzten Beitrag habe ich mich mit dem Thema Software auseinandergesetzt. Ich wiederhole hier meine dringende Empfehlung: Nehmen Sie sich Zeit, sich mit ihrer Software auseinanderzusetzen, nehmen Sie sich Zeit, wiederkehrende Abläufe in ihrer Ordination zu identifizieren, und nehmen Sie sich Zeit, diese Abläufe in der Software abzubilden.
Jede medizinische Software sollte es möglich machen, als „Abfallprodukt“ der Dokumentation mit einem Mausklick einen Befundbericht erstellen zu können. Es muss die Möglichkeit geben, diesen Befund direkt an den in den Stammdaten erfassten Hausarzt bzw. die Hausärztin zu adressieren und mit einem elektronischen Befundkommunikationssystem automatisiert zu versenden.
Zusätzlich sollte es möglich sein, einen Patientenbrief mit einem Mausklick zu erstellen und diesen auszudrucken und dem Patienten bzw. der Patientin auszuhändigen.
Beachten Sie, dass der Versand von Dokumenten mit „sensiblen Daten“ keinesfalls per E-Mail erfolgen darf. Sensible Daten sind bereits das Geburtsdatum in Kombination mit dem Patientennamen. Es ist also laut Datenschutzgrundverordnung nicht erlaubt, Befundberichte, Zuweisungen, Rezepte oder Verordnungen als Mail an Patientinnen und Patienten zu versenden.
Welche Computerhardware braucht man in der Ordination?
Abhängig von der Anzahl der Arbeitsplätze sind die Anforderungen an die Hardware-Ausstattung völlig unterschiedlich. Egal ob 3 oder 30 Arbeitsplätze: Ihre medizinischen Daten sind ein wesentlicher Bestandteil der Ordination. Eine funktionierende Hardware ist die Voraussetzung, um eine Ordination betreiben zu können. Suchen Sie daher unbedingt Hardware-Experten, die eine regelmäßige Wartung des Systems für Sie erledigen und sich um nötige Software-Updates von Virenschutz und Betriebssystem kümmern. Sie sollten auch die entsprechende Sicherung von System und Daten so einrichten, dass im Schadensfall die Wiederherstellung der Daten möglich ist.
Wesentlich ist die Durchführung einer mehrstufigen Sicherung. Speichern Sie am besten Ihre Daten auch auf ein mobiles Sicherungsmedium, das regelmäßig aus der Ordination entfernt wird. Nur so ist gewährleistet, dass auch bei Feuer- oder Wasserschaden in der Ordination eine Datenwiederherstellung möglich ist.
Anzahl der Computer
In kleinen Ordinationen werden einzelne PCs an jedem Arbeitsplatz ausreichend sein, wobei einer dieser Computer als „Server“ fungiert. Auf diesem erfolgt die Speicherung der Datenbank der Ordinationssoftware und sollten auch alle anderen Dateien in einem Ordner gespeichert werden.
Wenn Sie über eine Internetleitung in der Ordination verfügen, achten Sie auf einen sicheren Virenschutz und eine Firewall, die vor unbefugtem Zugriff von außen schützt (Hacker).
Bei größeren Ordinationen (mehr als 3 Arbeitsplätze) ist die Anschaffung eines richtigen Servers zu empfehlen. Dieser läuft im Regelfall 24 Stunden durch und verfügt über mehrere Festplatten.
Drucker – ein Auslaufmodell
Abhängig davon, ob Sie vorgedrucktes Briefpapier verwenden, benötigen Sie einen Einschachtdrucker oder einen Mehrschachtdrucker. Das Drucken von Kassenrezepten ist seit Einführung des e-Rezeptes nicht mehr erforderlich. Privatrezepte müssen vorerst immer noch gedruckt werden. Die Integration von Privatrezepten als e-Rezept ist geplant und könnte mit 1/2024 bereits Realität werden.
Scanner – wichtiger als vielleicht gedacht
Wenn man eine völlig digitale Dokumentation anstrebt, ist es nötig, Möglichkeiten zu schaffen, um gedruckte Dokumente digital verfügbar zu machen. Aus eigener Erfahrung kann ich festhalten, dass wir zunächst den Bedarf an Scannern unterschätzt haben und an verschiedenen Arbeitsplätzen Scanner nachgerüstet haben. Im Regelfall wird man Einzugsscanner benötigen, die auch mehrseitige doppelseitige Krankengeschichten verarbeiten können.
Wichtiger Tipp: Entfernen Sie alle Heftklammern aus den Dokumenten, Heftklammern verursachen Schäden an Ihrem Scanner!
GINA-Box
Abhängig vom Patientenaufkommen benötigen Sie in der Ordination mit Kassenverträgen eine oder mehrere GINA-Boxen zum Anmelden Ihrer Patientinnen und Patienten mit der e-card.
Hardware in der Gruppenpraxis – ein Beispiel
In unserer Gruppenpraxis verfügt die Anmeldung über 4 PC-Arbeitsplätze. Jeweils zwischen 2 Arbeitsplätzen steht ein Mehrschachtdrucker für Briefpapier, unbedrucktes weißes Papier und „alte“ Rezeptformulare zum Druck von Privatrezepten. Ein zusätzlicher kleiner Bondrucker für die Registrierkassenbelege ist ebenfalls zwischen jeweils 2 Arbeitsplätzen installiert. Je 2 Arbeitsplätze nutzen gemeinsam eine GINA-Box.
2 der 4 Arbeitsplätze verfügen über einen Scanner. In der Anmeldung hat sich ein Einzugsscanner bewährt, der doppelseitig scannt und mit dem allfällige Befunde, aber auch unterschriebene Aufklärungsbögen eingescannt werden.
In den Ordinationsräumlichkeiten haben wir keine Drucker installiert. Alle Drucksorten aus der Ordination werden über die Drucker in der Anmeldung gedruckt.
Unser Backoffice verfügt über 4 Arbeitsplätze und einen gemeinsamen Farbdrucker sowie über Einzugsscanner und einen Flachbettscanner zum Scannen von dickeren Dokumenten.
Die Tagesklinik verfügt über 2 Arbeitsplätze und einen Einzugsscanner sowie über einen Farbdrucker. So können Arthroskopiebilder von Schulter und Kniegelenk in die Operationsberichte und Befundberichte (Arztbrief, Patientenbrief) eingefügt und nicht nur digital verschickt, sondern auch gedruckt werden.
Zusammenfassende Tipps:
- Mit der Software auseinandersetzen und die Möglichkeiten der Vereinfachung nutzen.
- Dokumentation durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erleichtert und beschleunigt den Ordinationsbesuch.
- Eine ausführliche Dokumentation ist im Fall eines vermuteten Behandlungsfehlers unbezahlbar.
- Ein Hardwarebetreuer, der im Notfall rasch reagieren kann, ist Voraussetzung für eine professionell geführte Ordination.
- Datensicherung ist ein wesentlicher Punkt bei der Ordinationsführung.
Was erwartet Sie im nächsten Teil der Serie?
Im nächsten Monat werde ich mich der speziellen Situation der Wahlärztinnen und Wahlärzte zuwenden und insbesondere das Thema Kostenrückerstattung und Honorargestaltung ausführlich beleuchten.