So nützen Sie das digitale Terminmanagement
Ein gut getakteter Terminplan ist für jede Ordination die Grundlage für einen geordneten Arbeitstag. Webbasierte Anmeldetools, neuerdings kombiniert mit KI-Software, erleichtern die Organisation beträchtlich. Aber dabei müssen auch die Patient:innen mitspielen.
Meine Beobachtung zeigt, dass der Durchsatz der Patientinnen und Patienten – die Zahl derer, die während der Sprechstunden behandelt werden können – mit digitalem Terminmanagement deutlich gesteigert wird. Leerläufe an der Rezeption werden gemindert.
Folgetermine werden an der Rezeption festgemacht und – wenn von der Patientin/vom Patienten gewünscht – mit dem Eintrag elektronisch auf das Smartphone der Patientin/des Patienten gespielt. Bei einer eher analogen Klientel werden die Termine auf ordinationseigenen Zetteln notiert, die dem Patienten nach der Behandlung zur Gedächtnisstütze übergeben werden. Dabei sind bei längerer Behandlungsdauer nicht mehrere Termine auf einmal zu notieren, sondern nur jeweils ein Termin nach dem anderen zu vereinbaren.
Sogenannte „No-Show“-Patientinnen/-Patienten – Menschen, die ihren Termin nicht wahrnehmen – sind dabei die Sargnägel der Ordinationsadministration. Falls ein/e Patient:in in der Praxis anruft, um den Termin abzusagen und um einen neuen anfragt, sollte dies gerne akzeptiert werden.
Die Ausnahme von dieser Kulanzregel ist notwendig, wenn der Verschiebungswunsch wiederholt geäußert wurde. In diesem Fall sollte man nach den Gründen für die kurzfristige Verschiebung fragen und die Situation der Praxis deutlich darstellen. Die Androhung juristischer Schritte ist aber kontraproduktiv.
Übrigens: Es gibt sogar schon Software, die aufgrund früherer Erfahrungen berechnet, mit welcher Wahrscheinlichkeit die Patientin/der Patient nicht erscheint. Wenn Patientinnen und Patienten auch nach „Aufklärung“ wiederholt nicht rechtzeitig absagen oder pünktlich zu ihrem Termin erscheinen, kann es das Praxisteam nach Absprache mit der Chefin/dem Chef verantworten, keinen festen Termin mehr zu geben. Dann genügt der Hinweis, man stünde im Schmerzfall während der täglichen Praxisöffnungszeiten zur Verfügung.