Workflow-Management in der Apotheke mit Kanban: Haben Sie Ihre Apotheke perfekt im Blick?
Wissen Sie, woran Ihre Mitarbeiter gerade arbeiten? Wissen Ihre Mitarbeiter untereinander über den Aufgabenbereich des jeweils anderen Bescheid? Schon klar, die Pharmazeuten stehen an der Tara und die PKAs kümmern sich um Bestellungen und Lager. Aber an welcher Bestellung arbeitet Ihr PKA gerade? Und wann macht Ihr PKA bspw. das Schaufenster neu? – Es geht darum, dass Sie die Details kennen, um im Bedarfsfall die Effizienz bei den Abläufen verbessern zu können.
Transparenz schaffen
Die Abläufe in einer Apotheke sind vollkommen transparent. Viele Teilzeitkräfte und wechselnde Arbeitszeiten etc. machen die Kommunikation und Weitergabe von Informationen im Team nicht gerade einfach. Damit Sie einen Überblick über den bestehenden Workflow Ihres Apothekenteams haben, stelle ich Ihnen heute Kanban vor.
Kanban (japanisch kan = Signal, ban = Karte) ist eine sehr wirkungsvolle Methode, um den Überblick über Aufgaben zu behalten. Ursprünglich stammt Kanban aus dem japanischen Produktionssystem von Toyota mit der Idee, einen gleichmäßigen Flow in der Fertigungstechnik herzustellen, um Zeit und Kosten zu sparen. Seit Jahren wird Kanban in abgewandelter Form erfolgreich bspw. in der Software-Entwicklung zum Einsatz gebracht. Als Projektmanagement-Tool hält Kaban nun auch Einzug in Apotheken!
Was benötigen Sie zur erfolgreichen Implementierung von Kanban in Ihrer Apotheke?
Mithilfe von Kanban werden Arbeitsabläufe innerhalb Ihrer Apotheke visualisiert und transparent gemacht und somit letztendlich effizienter gestaltet. Sie benötigen lediglich ein Whiteboard, eine Pinnwand oder eine Tafel und Haftnotizen. Die Tafel wird unterteilt in drei Spalten (Anstehend / In Arbeit / Abgeschlossen). Auf den Haftnotizen werden die unterschiedlichen To Do’s notiert, die dann als Tickets von links nach rechts wandern. So können Sie in Ihrer Apotheke z.B. Marketingpläne umsetzen, das Bestellwesen organisieren oder auch die interne Wissensarbeit visualisieren, wenn wichtiges Know-how von Mitarbeitern ans Team weitergegeben werden soll.
Die einzelnen Bereiche der Kanban-Tafel lassen sich beliebig unterteilen und erweitern und somit individuell auf Ihre Prozesse anpassen. So könnten Sie z.B. die Haftnotizen nach Prioritäten oder Mitarbeitern anhand unterschiedlicher Farben unterscheiden. Oder die Spalten weiter unterteilen bei "To Do in kühl/warm/heiß oder Doing", in "In Ausarbeitung/Informationen von intern erforderlich" bzw. "In Ausarbeitung/Informationen von extern erforderlich". Dadurch werden Blockaden sofort sichtbar und das Kanban fungiert zudem als wichtige Feedbackschleife.
Das Kanban-System macht Ihre apothekeninternen Prozesse ganz einfach leichter!
Eine zentrale Idee des Kanban-Systems ist zudem, dass niemals zu viele Aufgaben bzw. Projekte parallel ablaufen dürfen. Bereits die Größe der Tafel limitiert die Anzahl der Haftnotizen, dennoch sollten Sie sich zusätzlich ein Work-in-Progress-Limit setzen: Es dürfen z.B. max. drei Aufgaben auf einmal erledigt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sich die Mitarbeiter auf die jeweiligen Aufgaben konzentrieren und diese schneller abschließen können.
Probieren Sie das Kanban-System doch zunächst einmal bei ein paar einfachen Arbeitsabläufen aus. So lassen sich durch Kanban bestimmt ein paar Ineffizienzen sofort beseitigen. Schritt für Schritt werden so die internen Prozesse optimiert und Sie können sich tolle neue Projekte überlegen.
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