Wohin fließen eigentlich die zeitlichen Ressourcen meiner Mitarbeiter?
Im Zentrum wirtschaftlicher Analysen steht meist auch das Kernthema Personalkosten. Dabei steht neben der grundsätzlichen Betrachtung des Prozentanteils der Personalkosten im Vergleich zum Gesamtumsatz bzw. zum Hochpreiser-bereinigten Gesamtumsatz vor allem auch die Frage, wie man diese analysieren und optimieren kann.
Gerade im Backoffice ist eine genaue Analyse aufgrund der vielfältigen Arbeitsbereiche der PKAs wie Einkauf, Warenlagermanagement, Labor, Rezeptur und sonstige Tätigkeiten absolut empfehlenswert. Seitens der Mitarbeiter ist für diese Analyse ein gewisser Dokumentationsaufwand erforderlich, welcher sich jedoch sehr in Grenzen hält. Nachfolgende Aufzeichnungen kann man Mitarbeiter führen lassen, um deren Ressourcenaufwand einschätzen zu können.
1. Tätigkeitenliste jedes Mitarbeiters mit konkreten Arbeitsinhalten:
- Aufgabe (z.B. Bestellung GH, Ablaufliste, Preisveränderungen, …)
- Vertretung (Wer kann welche Tätigkeiten konkret übernehmen?)
- Analysefrequenz (je nach Bedarf: täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich)
2. Mitschreiben der konkreren Arbeitstätigkeiten (=> Arbeitsbericht)
- Hier schreiben die Mitarbeiter für bspw. eine Woche jede einzelne Tätigkeit, die sie ausführen, mit Beginn- und Endzeit auf. Am besten funktioniert dies mithilfe eines formlosen Blatt Papiers, das neben ihnen liegt.
Die beiden Berichte zeigen uns folgende Ansatzpunkte für mögliche Optimierungen:
- Wie viel Zeit fließt in welche Tätigkeiten? Hier empfiehlt es sich gewisse Benchmarkzeiten und Erfahrungswerte heranzuziehen (z.B.: Wie viel Zeit darf die Rezeptabrechnung in Anspruch nehmen? – Erfahrungswerte für die beanspruchte Zeit pro Rezept).
- Passt die Qualifikation (und die damit verbundenen Personalkosten) zum Tätigkeitsbereich des jeweiligen Mitarbeiters?
- Was sind wertschöpfende Tätigkeiten und was sind systemerhaltende Tätigkeiten? Wie ist das Verhältnis von Backoffice-Tätigkeiten zu Kundenberatung?
- Welche unnötigen Störungen gestalten die Arbeit von Mitarbeitern ineffizient?
- Welche Tätigkeiten der ausgelernten PKAs können nach entsprechender Einarbeitung von einem Lehrling übernommen werden?
- Welche Tätigkeiten sind zeitlich verschiebbar? Diese müssen unbedingt mit der Kundenfrequenz in Einklang gebracht werden, d.h. auf Zeiten verschoben werden, wo weniger Kunden auf eine Beratung warten, bzw. auf Zeiten, zu denen die Personalbesetzung höher ist.
Merke: Das Wichtigste ist, dass die Personalbesetzung ganz vorne am Point of Sale, an der Tara, optimal ist – dort passiert die eigentliche Wertschöpfung, dort wird der so wichtige Kernumsatz generiert.
Viel Spaß bei der eingehenden Analyse und gewinnbringenden Umsetzung!
Mit freundlicher Unterstützung von
