Arbeitszeit – Protokoll führen
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist es vorteilhaft, die geleistete Arbeitszeit genau aufzuzeichnen. Was dabei zu beachten ist. (Pharmaceutical Tribune 10/19)
Arbeitgeber haben in der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten können von der Bezirksverwaltungsbehörde mit Geldstrafen geahndet werden. Hier ein Überblick zu den Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes und den damit verbundenen Pflichten für Arbeitgeber.
Variable Zeiteinteilung
Sofern es keine fixen Arbeitszeiten bzw. keinen fixen Dienstplan für (einzelne) Dienstnehmer gibt, müssen Beginn und Ende der tatsächlichen Arbeitszeit sowie Lage und Dauer der Ruhepausen aufgezeichnet werden. Die Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen über die Ruhepausen entfällt, wenn durch Betriebsvereinbarung bzw. in Betrieben ohne Betriebsrat durch schriftliche Einzelvereinbarung Beginn und Ende der Ruhepausen festgelegt werden oder es den Arbeitnehmern überlassen wird, innerhalb eines festgelegten Zeitraums die Ruhepausen zu nehmen.
Fixe Zeiteinteilung
Bei Arbeitnehmern mit einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung haben die Arbeitgeber lediglich deren Einhaltung zu bestätigen und es sind nur Abweichungen von dieser Einteilung (z.B. Mehr- oder Überstunden) laufend aufzuzeichnen. Wenn somit die Lage der Normalarbeitszeit im Dienstplan (in den Musterdienstverträgen des Apothekerverbandes wird auf den Dienstplan verwiesen) oder bereits detailliert im Dienstvertrag festgelegt wird, sind nur die Abweichungen aufzuzeichnen. Meistens ist der Dienstgeber gemäß Dienstvertrag berechtigt, bei objektiver Notwendigkeit und unter Einhaltung einer Vorankündigungsfrist einseitig eine neue Lage der Arbeitszeit zu bestimmen (sogenannter Lagevorbehalt).
Durchrechenbare Arbeitszeit
Bei Durchrechnung der Arbeitszeit sind der Beginn und die Dauer eines Durchrechnungszeitraums festzuhalten, wie dies z.B. in den Musterdienstverträgen des Apothekerverbandes bereits vorgesehen ist.
Elektronische Erfassung
Werden die Aufzeichnungen vom Arbeitgeber durch ein elektronisches Zeiterfassungssystem geführt, so ist dem Arbeitnehmer auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln, andernfalls ist ihm Einsicht zu gewähren.
Händische Aufzeichnungen
Da das Gesetz keine konkrete Form hinsichtlich der Arbeitszeitaufzeichnungen vorsieht, ist ein händischer Dienstplan inklusive händischer Abweichungen vom Dienstplan noch häufig anzutreffen. Sowohl der Dienstplan als auch die angemerkten Abweichungen davon müssen jedoch aufbewahrt werden, um bei eventuellen Prüfungen des Arbeitsinspektorates bzw. des Finanzamtes vorgelegt werden zu können.
Aufbewahrungsfrist
Auch wenn es grundsätzlich eine kürzere Aufbewahrungsfrist durch das Arbeitszeitgesetz gibt, wird aus anderen rechtlichen Gründen die siebenjährige Aufbewahrungsfrist berücksichtigt werden müssen (Nachweis steuerbefreiter Überstunden und steuerbefreiter Dienste, Nachweis der Tätigkeit von nahen Angehörigen, Einhaltung der Bestimmungen zu Lohn- und Sozialdumping, …).