Führen anhand von Kennzahlen
Nun geht es weiter nach Teil 1 mit Führen anhand von Kennzahlen. Jeder Unternehmer weiß, dass Kennzahlen für die erfolgreiche Führung von Unternehmen unerlässlich sind. Dies gilt insbesondere für Apotheken. Mit drei grundlegenden Fragestellungen werden erfahrene Apothekenberater im Zusammenhang mit Kennzahlen in der Praxis häufig konfrontiert:
- Welche Kennzahlen sollen ermittelt werden?
- Woher bekommt man das entsprechende Zahlenmaterial?
- Wie bewerte erhobene Kennzahlen?
zu Frage 1: Welche Kennzahlen?
Nun, es gibt nicht die Kennzahlen schlechthin – wobei man folgende Bereiche unterschieden kann:
„Basiskennzahlen“ aus den Bereichen Rentabilität, Umsatz, Einkauf, Warenlager, Kunden und Personal. Hierbei macht ein im Zeitverlauf erfasster Vergleich der Parameter wie Umsatzstruktur und –entwicklung (im Kassenbereich empfiehlt sich dringend eine um Hochpreiser bereinigte Betrachtung!), Privatumsatz je Kunde, Rohertrag Deckungsbeitrag I (DBI), Warenlager (Lagerwert-, Artikel- und Packungsanzahl, Lagerumschlag) und Personalkosten je Kunde Sinn.
Es versteht sich von selbst, dass in Coronazeiten die Analyse des Umsatzes unter der Bereinigung von testbedingten Mehreinnahmen zu erfolgen hat. Zusätzlich macht auch ein Vergleich zu „vor Covid-19 Zeiten“ (2019) Sinn.
„Individuelle, strategisch, relevante Kennzahlen“ – diese stehen in direktem Zusammenhang mit der Verfolgung der jeweiligen Apothekenstrategie, wie bspw. „Steigerung des Umsatzes mit Eigenprodukten“, „Zugewinn an erfassten Stammkunden“ und “Prozentuelle Erhöhung der Lieferfähigkeit“
zu Frage 2: Woher bekomme ich die Kennzahlen?
Im Wesentlichen gibt es zwei Quellen: a) das operative Warenwirtschaftssystem der Apotheke und b) die Zahlen des Steuerberaters.
Kennzahlen aus verschiedenen Warenwirtschaftssystemen können nur bedingt miteinander verglichen werden! Gerade der vieldiskutierte „Privatumsatz pro Kunde“ wird in den Systemen zum Teil sehr unterschiedlich ermittelt. Hierbei sollte sich der Fokus vor allem auf die sich im Zeitverlauf verändernden Werte der eigenen Apotheke beziehen.
zu Frage 3: Wie bewerte ich die Kennzahlen?
Entscheidend: Bereits die Fortschreibung der eigenen Kennzahlen ist ein erster wichtiger Schritt zur erfolgreichen Führung der eigenen Apotheke. Nur wer kontinuierlich misst, wird auch erfolgreich sein.
Wer sich extern vergleichen will, sei sensibilisiert: häufig werden Äpfel mit Birnen verglichen: Lage, Umsatzgröße und –struktur, Anzahl und Öffnungsstunden sind nur einige der Parameter, auf die es beim „Benchmarking“ zu achten gilt.
Auch der Vergleich zum Monat des Vorjahres muss kritisch hinterfragt werden: So können zwei Arbeitstage mehr oder weniger bereits die Ursache für Umsatzschwankungen von bis zu 10% sein! Sie wissen ja bereits, „Führen ohne Kennzahlen ist wie Fliegen ohne Cockpit” – in diesem Sinne: guten Flug!
Es empfiehlt sich einen erfahrenen Apothekenberater zu konsultieren, der Sie dabei unterstützen kann, mithilfe der Einführung eines systematischen Controllingprozesses die notwendigen Kennzahlen zur gewinnoptimierten Führung Ihrer Apotheke zu finden.
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