Effektives Zeitmanagement als Schlüssel für mehr Produktivität
Im letzten Artikel habe ich Ihnen bereits kleine Tricks mit großer Wirkung für einen organisierten Tag mitgegeben. Ich hoffe Sie konnten diese bereits erfolgreich in Ihren Alltag integrieren. Nachfolgend möchte ich Ihnen noch ein ganz besonders Zeitmanagement-Tool mit auf den Weg geben: die Alpen-Methode ist eine hocheffektive Art, um einen Tagesablauf strukturiert zu planen. Wenige Minuten am Tag reichen bereits aus, um einen schriftlichen Tagesplan zu erstellen, der ebenso ausreichend Freiräume bietet.
A – Aufgaben und Termine notieren
In einem ersten Schritt werden alle anstehenden Aufgaben in einer einfachen To-do-Liste aufgelistet. Darin sollten sich auch jene Aufgaben finden, die Sie am Vortag nicht erledigt haben. Idealerweise schreiben Sie diese Liste schon am Abend des Vortages.
Gleichzeitig können Sie jede Aufgabe mit einer ABC(D)-Priorität versehen:
- A: wichtig und dringend
- B: wichtig, aber nicht dringend
- C: notwendig, aber weder wichtig noch dringend (Routineaufgaben)
- D: es würde kein Schaden entstehen, wenn Sie diese Aufgabe nicht erledigen (folglich: Streichen!)
L – Länge abschätzen
Feststehende Termine eignen sich als Grundgerüst für die Planung her. Danach sollten Sie für jede Aufgabe den Zeitaufwand abschätzen. Achten Sie darauf, dass die eingeplante Zeit zwar realistisch, aber nicht zu knapp bemessen ist.
Gleichartige Tätigkeiten wie E-Mails checken oder Telefonate sollten Sie stets „im Block“ erledigen, das spart Zeit, erleichtert die Planung und lässt Sie fokussierter an Ihren zentralen Chef-Tätigkeiten arbeiten.
Der geschätzte Zeitaufwand sollte dann auch bei der Ausführung der Aufgabe eingehalten werden. Das ist meist erst mit entsprechender Erfahrung möglich, fördert aber die Selbstdisziplin, sich an den gewählten Zeitrahmen zu halten und sorgt gleichzeitig dafür, dass Ihr Plan funktioniert.
P – Pufferzeiten einberechnen
Nur etwa 2/3 der verfügbaren Arbeitszeit sollte fest verplant werden, der Rest ist für spontan anfallende Aktivitäten reserviert. Bei einem zu straffen Tagesplan ist Frust aufgrund unerwarteter Ereignisse die den Tagesplan „sprengen“, vorprogrammiert.
E – Entscheidungen nach Priorität treffen
Dann geht es an die Umsetzung: A-Aufgaben haben Priorität und müssen zuerst erledigt werden. Zusammen mit den Terminen als Grundgerüst ergibt sich so die Tagesstruktur. Nach der genannten ABC-Hierarchie gelingt es dann, sich aufs wirklich Wesentliche zu fokussieren!
N – Nachkontrolle
Und schon ist es wieder Abend und Sie können Ihren Plan überprüfen und unerledigte Aufgaben auf die Liste für den nächsten Tag setzen.
Schlussbemerkung:
Vorsicht: Wenn Aufgaben immer wieder verschoben werden, läuft etwas falsch oder die Aufgabe ist so unwichtig, dass sie gestrichen werden kann (D-Aufgabe). Und vergessen Sie bitte nicht: Schaffen Sie sich störungsfreie Zonen, in denen Sie ausspannen und gezielt regenerieren können.
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