Zuerst die Arbeit, dann das (steuerliche) Vergnügen
Reisekosten für Kongress und privaten Urlaub – was ist steuerlich abzugsfähig? (Medical Tribune 24/2017)
Dienst ist Dienst und Schnaps ist Schnaps – diese alte Volksweisheit ist mittlerweile gar nicht mehr zeitgemäß, die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwinden zusehends. 88 Prozent der Berufstätigen sind auch außerhalb ihrer regulären Arbeitszeiten für Kunden, Kollegen oder Vorgesetzte per Internet oder Handy erreichbar. Das hat eine repräsentative Umfrage im Auftrag von Bitkom, dem Branchenverband der digitalen Wirtschaft in Deutschland, ergeben. Umgekehrt wird aber auch die ein oder andere Dienstreise gerne mal mit einem privaten Urlaub verknüpft.
Strenges Aufteilungsverbot
Inzwischen hat auch der Gesetzgeber darauf reagiert. „Bis vor nicht allzu langer Zeit galt ein strenges Aufteilungsverbot für zum Teil privat und beruflich veranlasste Reiseaufwendungen“, erklärt der Grazer Steuerberater Klaus Gaedke im Gespräch mit der Medical Tribune. Nahm ein Arzt oder eine Ärztin zum Beispiel an einem Kongress teil und verlängerte den Aufenthalt um ein paar private Urlaubstage, so wurde die gesamte Reise der privaten Lebensführung zugeordnet und war somit steuerlich nicht absetzbar.
Geschäftsführung, Steuer- und Unternehmensberater – Gaedke & Angeringer Steuerberatung GmbH
Davon betroffen waren sowohl Reisen, die ein untrennbares Mischprogramm aus privaten Erholungs- und Bildungsinteressen sowie beruflichen Interessen aufwiesen, als auch Reisen, bei denen sich die ausschließlich beruflich veranlassten Reiseabschnitte eindeutig von den rein privat motivierten trennen ließen. Bereits im Jahr 2011 weichte der Verwaltungsgerichtshof dieses strenge Aufteilungsverbot allerdings auf. „Bei gemischt veranlassten Reisen, die eindeutig in berufliche und private Reiseabschnitte gegliedert werden können, ist es seitdem möglich, die Kosten für den beruflich veranlassten Teil der Reise steuerlich geltend zu machen“, so der Experte. „Die berufliche Veranlassung für diesen abgrenzbaren Teil der Reise muss aber eindeutig nachgewiesen werden können.“
Reisekosten
Die Kosten der Hin- und Rückfahrt werden in so einem Fall im Verhältnis der beruflich und privat veranlassten Aufenthaltstage aufgeteilt. Bei den pauschalen Kostenersätzen (Tages- und Nächtigungsgelder) ist Folgendes zu beachten:
- Für die Tage der An- und Rückreise stehen die Kostenersätze grundsätzlich nur zu, wenn die Reise insgesamt ausschließlich beruflich veranlasst ist. Bei Nächtigungsgeldern ist eine Aufteilung wie für die Fahrtkosten möglich.
- Für die Aufenthaltstage stehen die Tages- und Nächtigungsgelder pro ausschließlich beruflich veranlasstem Aufenthaltstag zu.
Eine Aufteilung unterbleibt, wenn der private Aspekt von lediglich untergeordneter Bedeutung ist. In solch einem Fall können die Reisekosten uneingeschränkt steuerlich geltend gemacht werden. Im Gegensatz dazu besteht für die gesamten Reisekosten allerdings ein Abzugsverbot, wenn eine Trennung in privat und beruflich veranlasste Reisekostenteile nicht möglich ist.
Keine Mischprogramme
In diesem Fall sind nur die Teilnahmegebühren zu Berufsveranstaltungen wie etwa medizinischen Kongressen abzugsfähig. „Die Teilnahme an einem Kongress, verbunden mit sportlichen und allgemein interessierenden Aktivitäten (als ein sogenanntes Mischprogramm), ist nach der Rechtsprechung grundsätzlich nicht absetzbar“, sagt Gaedke. Somit ist jede gemischt veranlasste Reise letztendlich im Einzelfall genau zu untersuchen und im Zweifelsfall der steuerliche Vertreter zu rate zu ziehen.