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Registrierkassenpflicht: Nächste Challenge!

FINANZ – Neun praxisrelevante Fragen zur „zweiten Stufe“ der Registrierkasseneinführung, die 2017 zu bewältigen ist, beantworten im MT-Gespräch ein Software- und ein Steuerexperte. Im Fokus steht dabei der ab April notwendige Manipulationsschutz. (Medical Tribune 49/2016) 

Das leidige Thema Registrierkassenpflicht beschäftigt auch 2017.

Das leidige Thema Registrierkassenpflicht beschäftigt auch 2017.

Alle Ärzte, die die Grenze von 7500 Euro Barumsatz (bei mind. 15.000 Euro Gesamtumsatz) bis September 2016 überschritten haben, sollten bereits eine Registrierkasse haben. Damit hoffen sie in der Regel auch, die „leidige“ Angelegenheit abhaken zu können. Doch dem ist leider meist nicht so.

 

1 Welche neue Herausforderung stellt sich für Registrierkassenpflichtige 2017?

Mit 1. April 2017 muss jede Registrierkasse zusätzlich über eine „elektronische Sicherheitslösung“, den sogenannten Manipulationsschutz, verfügen. „Auf diese Art sollen auch die letzten vermeintlichen Schlupflöcher bei Bargeldzahlungen geschlossen werden“, erklärt Dr. Markus Knasmüller, Experte für Software- Entwicklung und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger für Kassensoftware. Das bedeute, dass ein Großteil der Kassen getauscht oder zumindest upgedatet werden muss. Viele Betroffene seien sich dessen aber nicht bewusst.

2 Wie viele Ärzte werden schätzungsweise betroffen sein?

„Jedenfalls mehrere Tausend, eigentlich alle, die über 7500 Euro Barumsatz jährlich haben“, meint Knasmüller gegenüber Medical Tribune. Anzumerken sei, dass die Finanz hier die Ärzte offensichtlich als Risikobranche sieht: „Im Rahmen einer Anfrage an Finanzminister Hans Jörg Schelling wurden die Zahlen veröffentlicht, welche Branchen wie viele Kassennachschauen gehabt haben, und da waren die Ärzte zahlenmäßig durchaus stark vertreten.“ Unwissenheit sei keine gültige Ausrede: „Wenn man glaubt, die eigene Kasse könne nicht wirklich manipuliert werden, ändert das nichts daran, dass alle Vorschriften der Registrierkassensicherheitsverordnung umgesetzt werden müssen.“

3 Ärzte führen ihre Registrierkasse meist im Rahmen der Ordinationssoftware. Was muss sie in Zukunft zusätzlich können?

Ab April 2017 muss gemäß der Verordnung jeder einzelne Beleg digital signiert und mit einem maschinenlesbaren Code (im Regelfall QRCode) versehen werden. Außerdem muss ein jederzeit exportierbares Datenerfassungsprotokoll automatisch von der Kassensoftware mitgeschrieben werden. „Bei der Praxissoftware wird es im Regelfall ein Zusatzmodul zu kaufen geben“, sagt Knasmüller. Er habe sich einige Lösungen im Ärztebereich angesehen, die alle sehr gut implementiert und relativ unkompliziert seien: „Der Softwarehersteller wird sicher weiterhelfen können.“

4 Wie verhält es sich bei kleinen Praxen, die Rechnungen mit einem Textverarbeitungssystem schreiben?

Dies wird ab 1. April 2017 nicht mehr zulässig sein, sofern die Rechnungen bar bezahlt werden. „Daher wird in diesen Fällen die Anschaffung einer Kasse die einzige Lösung sein“, so der Software-Experte.

5 Wie kommt man zur notwendigen Signaturerstellungseinheit und was kann sie?

Die notwendigen Zertifikate, mit denen jede Signatur einer bestimmten Person oder einem Unternehmen zugeordnet wird, müssen von speziellen Vertrauensdienste-Anbietern, wie den Firmen A-Trust oder Globaltrust, erworben werden. „Die Hersteller der Ärzte-Software bieten im Regelfall ein Service hinsichtlich Erwerb der elektronischen Signatur und Durchführung der Registrierung an“, erläutert Mag. Wolfgang Leonhart, Steuerberater in Wien, das Vorgehen in der Praxis. „Die Signaturerstellungseinheit signiert die Datensätze und verknüpft jede einzelne Buchung/Bonierung oder Stornobuchung mit dem vorangegangenen Beleg.“ Bei Inbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit werde ein Startbeleg signiert und erstellt, der, ebenso wie ein Jahresbeleg am Jahresende, ausgedruckt und aufbewahrt werden muss.

6 In weiterer Folge muss die Registrierkasse bei FinanzOnline registriert werden. Was ist dabei zu beachten?

Die Anmeldung bei FinanzOnline kann durch den Arzt selbst oder durch den Steuerberater erfolgen. Es ist nötig, einerseits die Kasse selbst zu registrieren sowie andererseits die Signaturerstellungseinheit. „Grundsätzlich ist der Vorgang einfach, jedoch müssen lange Zeichenketten eingetippt werden, was den Prozess wahrscheinlich recht fehleranfällig macht“, gibt Knasmüller zu bedenken. Daher sei es von Vorteil, wenn die Kassen an das Webservice von FinanzOnline anbinden können. Denn in diesem Fall sei das ein automatischer Prozess. Nach erfolgreicher Prüfung weiß der Anwender, dass seine Kasse der Verordnung entspricht, und es gilt für ihn die gesetzliche Vermutung für die Ordnungsmäßigkeit.

7 Ist die Kasse dann online mit dem Finanzamt verbunden?

Das sei bloß ein falsches Gerücht, betont Knasmüller. Die Registrierkasse benötige – zumindest wegen der Finanz – keinerlei Internetverbindung. Auch kann die Finanz nur im Falle einer Prüfung direkt vor Ort die Kassendaten einsehen. Und das auch nur, wenn der Steuerpflichtige einen entsprechenden Export des Datenerfassungsprotokolls zur Verfügung stellt, wozu er aber von Gesetzes wegen verpflichtet ist. Einzig die Anmeldung erfolgt über das Internet per FinanzOnline, wobei es egal ist, von welchem Rechner aus dies passiert.

8 Was ist, wenn sich das Aufrüsten der Registrierkasse nicht rechtzeitig ausgeht?

„Selbst jeder Patient wird ab 1. April 2017 sofort erkennen, wenn die Kasse noch nicht umgestellt ist, denn der QR-Code am Beleg wird dann fehlen“, gibt Knasmüller zu bedenken. Persönlich glaubt er, dass die Finanz in den ersten Monaten eher mit Verwarnungen – zumindest bei bislang unbescholtenen Steuerzahlern – agieren wird. Garantien dafür gebe es aber keine.

9 Wie gestalten sich Kassennachschauen durch Finanzämter?

Mitarbeiter der Finanzämter (Finanzpolizei) statten Ordinationen unangekündigt einen Besuch ab. „Sie kontrollieren mithilfe einer zwölfseitigen Checkliste, ob technisch die Registrierkassenrichtlinie eingehalten wird und die tatsächlichen Umsätze im System richtig erfasst werden“, erklärt Leonhart. „Ab 2017 wird eben auch die technische Sicherheitseinrichtung überprüft.“ Bei Verstößen könne es zu steuerlichen Nachteilen – Zuschätzungen durch das Finanzamt, Strafen etc. – kommen.

Zusätzliche Merkmale von Belegen ab April 2017

  • Kassenidentifikationsnummer
  • Neben dem Datum auch die Uhrzeit des Beleges
  • Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
  • Elektronische Signatur als maschinenlesbarer Code
Von: Mag. Karin Martin