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Die praktische Frage

Was ist, wenn die Registrierkasse Probleme macht?

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Seit 1. Juli 2016 ist in Ordinationen eine Registrierkasse vorgeschrieben, wenn deren Jahresumsatz mehr als 15.000 Euro netto ausmacht und wo die Bareinnahmen mehr als 7.500 Euro netto betragen. Als Barumsätze gelten bar bezahlte Honorare sowie alle Zahlungen, die mit Bankomat- oder Kreditkarte unmittelbar vor Ort in der Praxis bezahlt werden. Erleichterungen gibt es bei Hausbesuchen von Ärzten – hier ist ein Beleg auszustellen, der nach Rückkehr in die Praxis zu erfassen ist.

Datensicherheit und Datenintegrität sind – nicht nur, aber besonders in Ordinationen – von hoher Bedeutung. Daher sind für den Ausfall der Registrierkasse bestimmte Vorgangsweisen vorgegeben:

Ist die Erfassung auf einer anderen Registrierkasse mit funktionierender Sicherheitseinheit nicht möglich, kann für die zwischenzeitlichen Barumsätze die Zeichenkette „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ mit einem entsprechenden Vermerk am Beleg eingegeben werden. Nach der Reparatur ist über diese Belege ein Sammelbeleg mit Betrag Null zu erstellen und zu speichern.

Wenn die Sicherheitseinheit länger als 48 Stunden ausfällt, müssen Beginn und Ende des Ausfalls ohne Aufschub (laut BMF binnen einer Woche) über FinanzOnline gemeldet werden.

Wenn bei einem Ausfall keine andere funktionierende Kasse vorhanden ist, nehmen Sie die Ausstellung der Belege samt Zweitschrift händisch vor. Die händischen Zweitschriften sind nach der Reparatur nachzuerfassen (eine Bezugnahme auf den händischen Beleg ist laut BMF ausreichend) und aufzubewahren.

Ist eine Reparatur nicht möglich oder sind Daten beschädigt, muss das alte Datenerfassungsprotokoll gesichert und die Registrierkasse außer Betrieb genommen werden. Eine neuerliche Inbetriebnahme ist erforderlich.

Wenn die Registrierkasse nicht nur vorübergehend ausfällt (laut Bundesministerium für Finanzen für mehr als 48 Stunden), müssen Beginn und Ende des Ausfalls und eine allfällige Außerbetriebnahme ohne unnötigen Aufschub (laut BMF binnen einer Woche) über FinanzOnline gemeldet werden.

Mag. Iris Kraft-Kinz
MEDplan, 1120 Wien
Tel. 01/817 53 50-260
www.medplan.at

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